PDF trop lourd pour un email : comment l'envoyer

Quelle est la limite de taille d'une pièce jointe ?

Chaque messagerie fixe son propre plafond. Les deux limites ci-dessous sont celles publiées par Gmail et Outlook.com eux-mêmes (voir les sources en bas de page) ; au-delà, chacun propose d'envoyer le fichier sous forme de lien (Google Drive ou OneDrive). Les messageries professionnelles imposent souvent un plafond plus bas : vérifiez celui de votre destinataire plutôt que le seul vôtre.

Un point surprend souvent : le poids réel du message est plus élevé que celui du fichier, car les pièces jointes sont encodées pour voyager par email, ce qui ajoute environ un tiers. Un PDF de 20 Mo peut donc dépasser une limite de 25 Mo. En pratique, visez nettement en dessous de la limite, par exemple moins de 10 Mo si vous ne connaissez pas celle du destinataire.

Pourquoi un PDF est-il si lourd ?

Le texte pèse très peu. Ce sont presque toujours les images qui alourdissent le fichier :

• un document scanné (chaque page est une photo, d'autant plus lourde que la résolution est élevée : un scan à 600 dpi pèse bien plus qu'à 150-200 dpi) ;
• des photos ou captures collées dans un document sans avoir été redimensionnées ;
• de nombreuses pages avec des images pleine page (catalogues, présentations, plaquettes) ;
• des polices intégrées en grand nombre.

Solution 1 : compresser le PDF

C'est la méthode la plus rapide, et celle qui donne souvent le meilleur résultat sur les PDF riches en images.

1. Ouvrez l'outil Compresser un PDF et ajoutez votre fichier.
2. Choisissez « Compression max » (le fichier le plus léger) ou « Recommandé » (meilleur compromis).
3. Lancez la compression, puis comparez le poids obtenu avec la limite de votre destinataire.

Le texte reste net ; ce sont les images qui sont ré-échantillonnées, avec une perte de qualité plus ou moins visible selon le niveau. Si le PDF était déjà optimisé, le gain peut être faible, voire nul : dans ce cas, passez à la solution suivante.

Solution 2 : retirer les pages inutiles

Un contrat de 40 pages dont le destinataire n'a besoin que de 5 ? Supprimez le reste avant l'envoi avec Organiser un PDF : indiquez simplement les pages à conserver (par exemple 1-3,7). Vous réduisez le poids et vous évitez de transmettre des informations inutiles.

Solution 3 : découper le PDF en plusieurs envois

Si toutes les pages sont nécessaires, Diviser un PDF le sépare en plusieurs fichiers plus petits, à envoyer dans des messages distincts. C'est moins élégant, mais infaillible.

Solution 4 : réexporter le document d'origine

Si vous disposez du fichier source, refaites l'export du PDF avec un réglage plus économe :

• dans Word, à l'enregistrement en PDF, choisissez l'optimisation « Taille minimale (publication en ligne) » ;
• sur Mac, ouvrez le PDF dans Aperçu, puis Fichier > Exporter, et sélectionnez le filtre Quartz « Réduire la taille du fichier » ;
• pour un scan, relancez la numérisation à une résolution de 150 à 200 dpi et, si le contenu est du texte, en noir et blanc.

Solution 5 : envoyer un lien plutôt qu'un fichier

Déposez le PDF sur un espace de stockage (Google Drive, OneDrive, Dropbox, iCloud) et envoyez le lien de partage. Le destinataire télécharge le fichier sans limite d'email.

Pour un document sensible (contrat, pièce d'identité, dossier client), protégez d'abord le fichier avec Protéger un PDF et transmettez le mot de passe par un autre canal que l'email, par exemple par SMS ou par téléphone.

Quelle méthode choisir ?

• PDF de quelques pages avec des images : compressez (solution 1).
• Gros document dont on n'utilise qu'une partie : retirez des pages (solution 2).
• Gros document dont tout est utile : découpez (solution 3) ou envoyez un lien (solution 5).
• Vous avez le fichier source : réexportez (solution 4).

Questions fréquentes

Sources officielles

• Google — taille maximale des pièces jointes Gmail
• Microsoft — envoyer des fichiers volumineux avec Outlook